ぼくとノート術 - ぼくと〇〇

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こんにちは、ぼくことマヒロです。

今日は少しビジネスライクなお話をしたいと思います。

みなさん会社ではノートをどんなふうに使っていますか。

商談の記録をとったり、雑務のメモをとったり、アイデアを出したりいろんな使い方があると思います。

ぼくが今実践しているノート術をご紹介します。

ぼくのノート術は奥野宣之氏の「情報は一冊のノートにまとめなさい」を参考にしています。

ものすごく乱暴な書き方をすると、「商談の記録も、雑務のメモも、必要な資料も一つのノートにまとめたら探す手間が少なくなる」ということだとぼくは解釈しています。

確かにひとつのノートに情報を集めておくと、「あれっ？！あの案件の情報どこに行ったのかな？」と悩むことは少なくなりました。

EXCELでインデックスを作成することで、必要な情報を簡単に取り出すことができます。

しかし我が社では最近フリーアドレスが導入され、それにともない袖机がなくなりました。

今までのように大量のノートを保管することができなくなり、運用を見直す必要に迫られたのです。

そこで全てのメモをスキャンしデータ化することにしました。

今までは１ページに複数案件のメモを書いていたのですが、これではスキャンしたときに検索がしにくくなってしまいます。

そこで「１ページ１案件」という方法に変更しました。

それによりファイル名を「日付_ユーザー名_案件名」とつけることができるようになり、検索性を確保することができました。

データ化した情報はシュレッダーへ直行です。

これにより本当に必要なデータしか持たなくなりました。

以前は使うか使わないか分からない資料も「もしかしたら後で使うかもしれない」と後生大事に持っていたのですが、今ではデータ化してあるのでポイポイ捨てています。

物を捨てるって結構気持ちいいんですよね。

断捨離が流行るのもわかります。

データ化の一番大きなメリットは「どこからでも必要な情報をすぐに見ることができる」ということです。

クラウドに入れておけばスマホやタブレットからも見ることもできます。

ぼくは仕事上5年前の商談メモを見返すことがあります。

今までは数冊のノートを引っ張り出してきて必要な情報を探していましたが、パソコンで検索すればあっという間に見つけることができます。

ちなみにオススメのノートは「セリア　A5リングノート方眼」です。

方眼ノートというのもポイントが高いですね。

１案件１ページなので、たとえメモが１行でも別の案件を書くときは新しいページに書き込みます。

しかも裏表を使って書くとスキャンする際に考えてスキャンしないといけないので片面しか使いません。

この点を考えて「安価でページ数の多いノート」と考えるとセリアのノートが条件にピッタリと当てはまります。

紙質が悪いので万年筆だと裏抜けがひどいですが、片面しか使わないので気にせずガンガン使っています。

今のところこの運用でうまくいっていると思います。

あとはメモの精度を上げていけばパーフェクトなんですけれど。

これが一番の難しいですね。

最後まで読んでいただきまして、ありがとうございました。